Accounting News

Akuntan Jarak Jauh Membangun Kepercayaan dengan Komunikasi

Akuntan Jarak Jauh Membangun Kepercayaan dengan Komunikasi


Kerja jarak jauh bukanlah hal baru bagi perusahaan saya, kami telah bekerja dengan cara ini sejak didirikan lebih dari satu dekade yang lalu. Berikut adalah tujuh praktik terbaik kerja jarak jauh yang telah membantu kami mengembangkan ikatan kepercayaan yang langgeng dengan klien kami tanpa pernah bertemu langsung dengan mereka.

1. Dapat Didekati

Akuntan telah lama mengandalkan pembangunan hubungan untuk menarik pelanggan baru ke praktik mereka dan hilangnya kontak manusia telah membuat mereka kehilangan cara membangun basis mereka. Sebagian besar klien layanan profesional datang melalui rujukan dan mereka adalah yang terbaik karena mereka tiba di depan pintu Anda dengan asumsi kepercayaan di tempat.

Kami ingin tetap mendapatkan referensi meskipun acara meet and greet, pesta, upacara penghargaan, dan acara apresiasi telah mengering. Ada beberapa cara mudah untuk membuat diri Anda mudah didekati, karena ketika rujukan datang, orang harus dapat mengenal Anda sesuai persyaratan mereka dan tanpa interaksi langsung.

2. Transparansi Sosial

Kembangkan profil Anda di LinkedIn. Jadikan publik dan pastikan untuk menyertakan gambar terbaru. Orang-orang beralih dari bidikan kepala tradisional ke bidikan candid karena mereka cenderung menangkap kepribadian.

Tentu saja profil Anda harus menyertakan hal-hal penting seperti pendidikan, penghargaan, pekerjaan saat ini dan masa lalu, tetapi jangan lupa untuk menyertakan informasi menarik juga. Orang akan lebih cepat terhubung dengan Anda jika mereka mengetahui minat Anda. Beri tahu mereka apa yang Anda suka, bagaimana Anda mendukung hasrat itu dan bahkan menyebutkan pembelajaran dan proyek yang sedang berlangsung.

Misalnya, saya tertarik dengan blockchain. Saya sama sekali bukan ahli dan saya juga tidak memiliki kredensial untuk memposting di profil saya. Namun saya menyebutkan upaya saya untuk mempelajari lebih banyak tentang minat itu dan yang menghubungkan saya dengan orang lain yang berada dalam perjalanan yang sama. Ini juga memberi orang sesuatu untuk dibicarakan saat mereka menghubungi saya.

Terakhir, LinkedIn bukan lagi resume yang dimuliakan, ini adalah cara bagi orang-orang untuk mengetahui tentang Anda di tingkat profesional. Jangan tinggalkan hal-hal hanya karena itu bukan “pekerjaan harian” Anda, dalam ekonomi pertunjukan ini orang-orang mengisi profil mereka dengan pencarian, bukan hanya pekerjaan. Ingatlah tujuannya, untuk membuat Anda cocok dengan seseorang yang memandang Anda sebagai profesional yang mungkin ingin mereka ajak kerja sama.

3. Akses Mudah

Saya tahu Anda sibuk, tetapi tidak dapat lagi dihubungi. Pertimbangkan untuk menyediakan cara bagi orang-orang untuk membuat kalender pertemuan melalui tautan di profil sosial dan blok tanda tangan email Anda. Dengan melakukan itu, Anda menghilangkan persepsi apa pun bahwa Anda menciptakan penghalang untuk hubungan dan Anda dapat mengurangi jumlah panggilan dan email yang harus Anda kirim, hanya untuk mendapatkan pertemuan di kalender.

Tim saya menyukai Calendly untuk pengaturan janji temu. Ini memungkinkan mereka untuk memblokir waktu ketika mereka akan mengambil rapat, menentukan jenis rapat yang akan mereka terima, dan mengumpulkan informasi penting sebelum rapat. Anda mungkin berpikir bahwa vendor potensial akan menghabiskan waktu rapat Anda dengan penawaran yang tidak diinginkan atau klien akan menyalahgunakan ketersediaan Anda, tetapi ada beberapa hal praktis yang dapat Anda lakukan untuk menghindari jebakan ini.

Buat tipe rapat yang menentukan hubungan peserta dengan Anda. Misalnya: ‘Hanya Klien – Perencanaan Pajak’ – Anda bahkan dapat menentukan tarif per jam jika pertemuan tidak termasuk dalam kontrak tetap. Atau coba ‘Prospek Klien – Kenali Saya’ – buat durasi ini hanya ½ jam dan minta mereka untuk memberikan nama, email, cara mereka menemukan Anda, dan apa yang mereka cari dalam layanan saat mereka memesan rapat.

Jika vendor memalsukan jalan mereka ke salah satu slot pertemuan yang berharga ini, mereka tahu itu adalah jalur yang pasti untuk masuk daftar hitam, jadi Anda tidak akan dibanjiri oleh penjadwalan yang tidak diinginkan.

4. Bersikaplah Proaktif

Setelah Anda mendapatkan hubungan tersebut, bagaimana Anda mempertahankannya? Sama seperti dalam hubungan romantis di mana sangat membantu untuk mengetahui bahasa cinta pasangan Anda. Dalam hubungan profesional, penting untuk mengetahui tujuan, harapan, dan ketakutan klien Anda.

Kami mungkin menunjukkan minat yang besar pada kebutuhan klien kami di pertemuan awal dan kehilangan utas itu seiring berjalannya waktu. Di dunia virtual, Anda tidak akan memiliki tanggal makan siang atau pertemuan tahunan untuk mengembalikan narasi ke jalurnya. Kunci untuk menjaganya tetap segar adalah dengan memerhatikan dan menghubungi lebih sering – saya sarankan setiap tiga bulan.

Jangan malu. Berkomunikasi secara langsung untuk memeriksa kebutuhan mereka; bagaimana hal-hal dapat berubah, kondisi baru yang muncul, dan area di mana Anda (atau rujukan dari Anda) mungkin dapat membantu. Ambil catatan.

Jika Anda memiliki CRM, catat informasi di sana bersama dengan preferensi komunikasi, industri, pembentukan entitas, dan apa pun yang akan membantu Anda mempersonalisasi interaksi Anda dengan mereka. Kami menggunakan HubSpot, yang mudah diadopsi karena gratis hingga fitur-fitur canggih diperlukan dan menyatu dengan baik dengan perangkat lunak manajemen praktik, email, dan kalender.

5. Jadikan Pribadi

Sekarang setelah Anda tahu apa yang membuat mereka mengeklik, gunakan informasi itu untuk menyentuhnya dengan informasi yang berdampak tentang topik yang mereka minati. Buletin akan segera menjadi bagian dari masa lalu karena mereka menyampaikan sejumlah besar informasi tidak bertarget yang harus disaring oleh pembaca untuk menemukan apa yang berkaitan dengan mereka.

Tren komunikasi saat ini sedang bergerak menuju penyampaian sejumlah kecil informasi yang berkaitan secara individual berdasarkan karakteristik dan preferensi. Klien Anda mengharapkan Anda untuk mengenal mereka dan mengirimkan masalah yang penting bagi mereka, tidak membuang waktu mereka dan mengemas kotak masuk mereka dengan informasi yang sama seperti yang Anda kirimkan kepada orang lain.

6. Gunakan Beberapa Saluran

Pernahkah Anda memperhatikan bagaimana ketika mesin faks pertama kali digunakan dalam bisnis sehari-hari, setiap faks sangat penting? Saat saluran komunikasi baru diperkenalkan, masing-masing bersaing untuk mendapatkan perhatian klien Anda.

Jaga hubungan tetap segar dan aktif dengan membina komunikasi melalui berbagai saluran sesuai preferensi klien Anda. Kami menggunakan email, yang kami sesuaikan untuk setiap klien, telepon, teks, dan aplikasi seluler MyBookkeeper.

Kami memberikan jenis informasi yang berbeda melalui saluran yang berbeda dan kami tidak menggunakan saluran yang telah dipilih oleh pelanggan kami. Aplikasi seluler telah menjadi alat transformatif dalam praktik kami karena ia menciptakan ruang khusus di ponsel klien kami di mana mereka dapat menerima komunikasi dari kami dan kami dapat menyediakan alat untuk interaksi sehari-hari, pelatihan, dan akses ke fitur-fitur penting dari layanan kami.

7. Ciptakan Peluang Umpan Balik

Kita semua ingin memiliki klien yang bahagia sepanjang waktu. Tetapi ketika segala sesuatunya tidak berjalan dengan baik, cara yang paling membuat frustrasi adalah dengan “menemukan” bahwa mereka sudah mulai bekerja dengan orang lain. Ketika suatu hubungan hanya bersifat virtual, sangat penting untuk memberi klien banyak peluang untuk memberikan umpan balik tentang pengalaman dan harapan mereka.

Permintaan ini harus memberi ruang bagi mereka untuk menawarkan saran untuk perbaikan, mengajukan pertanyaan tentang layanan baru, atau mengomentari sesuatu yang mengecewakan mereka. Jika Anda mengetahui bahwa mereka tidak bahagia, Anda harus menelepon.

Ini bukan waktunya untuk mengubur kepala Anda di pasir, ini adalah waktu untuk diskusi yang berfokus pada pengakuan dan solusi. Meskipun sulit, ini adalah skenario yang jauh lebih baik daripada mempelajari yang telah mereka tinggalkan tanpa pernah mengetahui alasannya.

Kami check-in dengan pelanggan kami setiap tiga bulan melalui email dan panggilan telepon, memperoleh tanggapan dari mereka yang lebih nyaman untuk menuliskannya dan mereka yang ingin membicarakannya. Jika Anda tidak menerima tanggapan, tidak apa-apa. Tanggung jawab Anda adalah menciptakan ruang; apa yang mereka lakukan dengan itu terserah mereka.

Kesimpulan

Ketika profesi kita menjadi lebih tervirtualisasi, baik oleh pandemi, cuaca, atau gelombang ekspektasi masyarakat yang berubah, semakin penting untuk menemukan cara untuk menjaga hubungan klien kita aktif dan bermanfaat melalui komunikasi yang sering, bertarget dan menarik.

Lewatlah sudah hari-hari membiarkan tahun berlalu sampai Anda mengirimkan paket pertunangan tahunan Anda atau membiarkannya pada ledakan email yang tidak ditargetkan untuk membangun hubungan yang efektif. Merupakan tanggung jawab kita untuk mengubah cara kita berbisnis sehingga kita dapat membangun ikatan yang berharga dan langgeng dengan klien kita selama bertahun-tahun yang akan datang.

Author : Joker123